El Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas

 1. DEFINICIÓN

El Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas, es un registro auxiliar de carácter tributario, cuyo objeto es llevar el control en unidades físicas, de las existencias de la empresa. Su uso es similar al de un kardex en Unidades Físicas.

2. OBLIGADOS A LLEVARLO

La obligación de llevar el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas está regulada por el inciso b) del artículo 35º del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta. Según esta norma, están obligados a llevar este registro aquellos contribuyentes, empresas o sociedades ubicadas en el Régimen General del Impuesto a la Renta, cuyos ingresos fluctúen entre 500 UIT y 1,500 UIT del ejercicio en curso.

EXCEPTUADOS:

Los contribuyentes que se encuentren obligados a llevar el Registro de Inventario Permanente Valorizado1, se encuentran exceptuados de llevar el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas2.

1 Es importante recordar que se encuentran obligados a llevar este registro, aquellos contribuyentes cuyos ingresos brutos anuales durante el ejercicio precedente hayan sido mayores a 1,500 UIT’s del ejercicio en curso.

2 Esta excepción está establecida en el Numeral 13.4 del artículo 13º dela Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006).

3. FORMALIDADES

a) Datos de cabecera

El Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas, al ser un libro vinculado a asuntos tributarios que los deudores tributarios se encuentran obligados a llevar, deberá contar con los siguientes datos de cabecera:

• Denominación del registro.

• Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.

• Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste.

• Información del Establecimiento donde se ubican las existencias.

• Código de la existencia.

• Tipo de existencia3.

• Descripción de la existencia.

3 Según Tabla 5 dela Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT /30.12.2006).

• Código de la unidad de medida4.

4 Según Tabla 6 dela Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT /30.12.2006).

No obstante lo anterior, tratándose del Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas llevado en forma manual, bastará con incluir estos datos en el primer folio de cada período o ejercicio.

b) Registro de las Operaciones

Al efectuar el registro de las operaciones en el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas, el sujeto obligado deberá efectuar dicha anotación:

• En orden cronológico.

• De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni señales de haber sido alteradas.

• Totalizando sus importes.

• Utilizando los términos “VAN” y “VIENEN” según corresponda, al final y al inicio de cada folio respectivamente.

Lo dispuesto en este punto no es exigible al Registro de Inventario Permanente en Unidades

Físicas que se lleve en hojas sueltas o continuas.

• De no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable se registrará la leyenda “SIN OPERACIONES” en el folio correspondiente.

Lo dispuesto en este punto no es exigible al Registro de Inventario Permanente en Unidades

Físicas que se lleve en hojas sueltas o continuas.

• En moneda nacional y en castellano, salvo los casos previstos en el numeral 4 del artículo 87º del Código Tributario5.

5 De acuerdo a esta disposición, los libros y registros deben ser llevados en castellano y expresados en moneda nacional; salvo que se trate de contribuyentes que reciban y/o efectúen inversión extranjera directa en moneda extranjera, de acuerdo a los requisitos que se establezcan mediante Decreto Supremo refrendado por el Ministro de Economía y Finanzas, y que al efecto contraten con el Estado, en cuyo caso podrán llevar la contabilidad en dólares de los Estados Unidos de América.

• En folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios.

4. OBLIGACIÓN DE LEGALIZAR

Además de las formalidades señaladas en el punto anterior, debe considerarse que el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas debe ser legalizado, por un notario o, a falta de éstos, por un juez de paz letrado o juez de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

5. PLAZO MÁXIMO DE ATRASO

El Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas no podrá tener un atraso mayor a un (1) mes, contados a partir del primer día hábil del mes siguiente de realizadas las operaciones relacionadas con la entrada o salida de bienes.

6. FORMATO E INFORMACIÓN MÍNIMA

El Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas será llevado utilizando el Formato 12.1 “REGISTRO DEL INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS – DETALLE DEL INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS”, en el cual deberá incluirse la siguiente información mínima:

a) Fecha de emisión del documento de traslado, comprobante de pago, documento interno o similar.

b) Tipo de documento de traslado, comprobante de pago, documento interno o similar6.

6 Según Tabla 10 dela Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT /30.12.2006).

c) Número de serie del documento de traslado, comprobante de pago, documento interno o similar.

d) Número del documento de traslado, comprobante de pago, documento interno o similar.

e) Tipo de operación7.

7 Según Tabla 12 dela Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT /30.12.2006).

f) Entradas en unidades, adicionalmente considerar en esta columna la información del saldo inicial.

g) Salidas en unidades.

h) Saldo final en unidades.

i) Totales.

IMPORTANTE:

En el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas se deberá registrar mensualmente toda la información, por cada tipo de existencia, proveniente de la entrada y salida física de las mismas en cada almacén.

7. APLICACIÓN PRÁCTICA

La empresa “SILLAS DEL ORIENTE” S.R.L. dedicada a la comercialización de escritorios, es contribuyente del Régimen General del Impuesto a la Renta, estando obligada a llevar el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas. Sobre el particular, el contador de la citada empresa nos pide ayuda a efectos de anotar en el citado registro, las siguientes operaciones realizadas durante el mes de Enero de 2010:

  1. Con fecha 15.01.2010 se adquiere 24 Escritorios Personales (mercaderías) por un valor total de S/. 12,000 más IGV al proveedor “SANTA CLARA” S.R.L. según factura Nº 001-25980. Se gira el cheque Nº 001 para su cancelación.
  2. Con fecha 17.01.2010 efectúa la venta al contado de 10 Escritorios Personales por un valor total de S/. 10,000 más IGV, a la empresa “SAN LUIS” S.A.C. según factura Nº 001-0001. El Costo de Ventas es de S/. 5,000. El dinero es depositado en cuenta corriente. 
  3. Con fecha 21.01.2010 se adquiere 120 Escritorios Personales (mercaderías) por un valor total de S/. 60,000 más IGV al proveedor “INVERSIONES SANTA CLAUX” S.R.L. según factura Nº 001-5640. Se gira el cheque Nº 003 para su cancelación.
  4. Con fecha 27.01.2010 se efectúa la venta al contado de 100 Escritorios Personales a un valor total de S/. 100,000 más IGV a la empresa “SAN LUIS” S.A.C. según factura Nº 001-0002. El Costo de Ventas de los productos terminados vendidos es de S/. 50,000. El dinero es depositado en cuenta corriente.

SOLUCIÓN:

De acuerdo a los supuestos que nos proporciona la empresa “SILLAS DEL ORIENTE” S.A.C., el llenado del Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas sería de acuerdo a lo siguiente:

FORMATO 12.1: “REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS – DETALLE DEL INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS”

8. EXCEPCIÓN A LA OBLIGACIÓN DE OBSERVAR EL FORMATO Y LA INFORMACIÓN MÍNIMA

En relación a la obligación de observar el Formato y la Información mínima del Registro de Inventario Permanente en Unidades físicas, es importante recordar que la Séptima Disposición Complementaria y Final de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT ha establecido ciertas excepciones para su aplicación.

En efecto, de acuerdo a la norma antes citada, la utilización de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o continúas. Como se observa de lo anterior, sólo en tanto se lleve el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas en forma manual, existirá la obligación de observar el formato correspondiente, de lo contrario, en caso de llevar el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas en Hojas sueltas o continuas, no existirá la obligación de observar el citado formato.

De otra parte, y en cuanto a la información mínima, la referida séptima disposición complementaria y final también ha señalado que los deudores tributarios no obligados a incluir determinada información en un libro o registro podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información.

Lo antes señalado, lo podríamos resumir en el siguiente cuadro:

OBLIGACIÓN DE UTILIZAR LOS FORMATOS

Cuando el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas es llevado en forma manual. Es obligatoria
Cuando el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas es llevado mediante hojas sueltas o continúas. No es obligatoria.

OBLIGACIÓN DE OBSERVAR INFORMACIÓN MINIMA

Sujetos obligados a incluir toda la información

en el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.

Es obligatoria
Sujetos no obligados a incluir determinada

información en el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.

Podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información.

 

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